会社が扱う書類は、法律で定められた保存期間があります。
知らずに捨ててしまうことのないよう、確認はしっかり行いましょう。
おおまかな目安としては総務に関わる書類は2〜5年、経理に関わる書類は7年、会社法に関わる書類は10年です。また、特に決まりはないですが、定款などの重要書類は永久保存すべきです。
永久保存
以下は法律等による保存期間の定めはないですが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるものです。
- 定款
- 株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
- 登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類
- 官公署への提出文書、官公署からの許可書・認可書・通達などで重要な書類
- 特許、実用新案、意匠、商標など知的所有権に関する特許料・登録料納付受領書や特許・登録証などの関係書類
- 社規・社則およびこれに類する通達文書
- 効力の永続する契約に関する文書
- 重要な権利や財産の得喪・保全・解除および変更に関する文書
- 社報、社内報、重要刊行物
- 製品の開発・設計に関する重要な文書
- 重要な人事に関する文書
- 労働組合との協定書
10年保存
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録
- 監査役会議事録
- 監査等委員会議事録
- 指名委員会等議事録
- 重要会議記録記録
- 満期または解約となった契約書
- 製品の製造・加工・出荷・販売の記録製品引渡日
- 貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書・個別注記表
- 総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式台帳、配当簿など
7年保存
- 仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳
- 棚卸表
- 領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書
- 有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書
- 請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票
- 電子取引の取引情報に係る電磁的記録
- 資産の譲渡等、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿消
- 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
- 源泉徴収簿（賃金台帳）
5年保存
- 事業報告
- 有価証券届出書・有価証券報告書及び添付書類・訂正届出書（報告）の写し
- 契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書
- 重要な内容の受信・発信文書
- 退職等に関する通知書
- 監査報告・会計監査報告
4年保存
- 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同資格喪失確認通知書
- 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿
3年保存
- 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
- 官公署関係の簡易な認可・出願などの文書
- 一般の社内会議記録
- 社内規程・通報の改廃に関する書類
- 軽易な契約関係書類
- 文書の受・発信簿
- 業務日報
- 賃金台帳
- 労働者名簿、社員出勤簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類
- 賃金その他労働関係の重要書類
- 労災保険に関する書類
- 労働保険の徴収・納付等の関係書類
- 派遣元管理台帳・派遣先管理台帳
2年保存
- 雇用保険に関する書類（雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など
- 健康保険・厚生年金保険に関する書類（被保険者資格取得・資格喪失等確認通知書、標準報酬決定通知書、同改定通知書など）
1年保存
- 当直日誌
- 住所・姓名変更届
- 休暇届
新入社員のナツです！労務や経理のことなどを更新します🖊
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