マンション管理会社変更の為の理事会開催の手順
管理会社を変更したい場合、理事会開催してから臨時総会を開催をします。理事長の場合は理事会をしなくても理事長権限でイキナリ臨時総会を開催できるはずですが、まずは理事会で総意を取っておいた方が無難と思われます。
通常ですと、理事会も臨時総会も管理会社が音頭を取って開催してくれるのですが、管理会社を変更するための臨時総会などについては基本的に管理会社は非協力的です。
マンションは揉め事が多い
経験則(K)ですが収益目的であっても区分所有者間のトラブルってのは本当に多いです。ですが管理会社と揉める事は初めて経験しました。
管理会社と揉めたら最後ですので変えてしまいましょう。管理会社は直ぐに変更できます。
管理会社を変更する際には、まずは理事会で協力し合う事が重要になってきます。
管理会社変更の為の理事会開催
管理会社抜きで理事会を開催する手順です。
- 理事会役員で手分けするなどして、何社か管理会社に相見積もりを取っておく
- 見積もりが揃ったら、理事長が理事会役員に招集をかけ、理事会を開催する日程を決める
- 理事会で、相見積もりをした管理会社のプレゼン&ヒアリングを開催(必ず理事会議事録を取っておく必要があります)
- 説明会と質疑応答が終われば、理事会で１社に選定する
- 臨時総会へ上程する
これで理事会で次期管理会社を決定してコンセンサスを得ておきます。この理事会の１か月後くらいを目途に、臨時総会を開催する流れとなります。
理事会議事録作成の注意点
理事会議事録のテンプレートは一番下にありますので使ってください。
議長（理事長）と理事の署名捺印が必要になります。
管理規約によって異なりますが、議事録署名人について管理規約の4節 総会の「議事録の作成、保管等」にて記載があるかと思います。
「総会に出席した組合員」との記載であれば、監事の方でも問題ありません。
もし、出席した理事との記載があれば、監事ではなく理事に署名捺印しておくようにしましょう。正確には監事は役員ではありますが理事ではありません。
「理事会の理事及び議事」という箇所に
「総会に出席した●●」とあるのを「理事会に出席した●●」と読み替えるものとする。
という記載があるはずですので、理事会は、総会に準ずる形で大丈夫になります。
とりあえず理事に署名捺印をお願いすれば問題ないと考えて良いです。理事長の捺印も念のため個人の認印ではなく理事長印が良いです。
この議事録は現管理会社に送付する必要がありますが、臨時総会まで送付する必要はありません。「ルールで３週間以内」と私は言われましたが、それはその管理会社の内規であって管理組合にそんな決まりは普通ありません。原本は管理組合で保管しPDFを渡しておけば問題ないです。
以上が管理会社抜きでの理事会開催手順です。
理事会議事録のテンプレートです。
お困りの方は是非私にご連絡ください。^^
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